Contractmanagement vraagt om bewijs van naleving
Organisaties maken met leveranciers afspraken over onder meer prestaties, certificeringen, facturatie en rapportage. In de praktijk worden die volgens Coppa lang niet altijd actief bewaakt: certificaten kunnen ongemerkt verlopen, facturen worden niet altijd aan contractvoorwaarden getoetst en prestaties worden onvoldoende structureel geëvalueerd. Door contractmanagement te verbinden met interne beheersing wordt vastgelegd welke risico’s bestaan, welke controles nodig zijn, wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe afwijkingen worden opgevolgd. Daarmee verschuift de aandacht van het hebben van een contract naar het kunnen aantonen dat de gemaakte afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.
Die aanpak levert volgens Coppa meer op dan betere contractadministratie. Duidelijke verantwoordelijkheden en controles kunnen fouten, fraude en non-compliance eerder zichtbaar maken en geven management, auditors en toezichthouders beter inzicht in de mate waarin een organisatie ‘in control’ is. Contractmanagement wordt daarmee steeds meer een beheersvraagstuk: niet alleen vastleggen wat een leverancier moet doen, maar vooraf organiseren hoe de organisatie controleert, rapporteert en ingrijpt wanneer afspraken niet worden nagekomen.
Dit is een samenvatting van het volledige artikel op coppa.nl.
